Tool online per la gestione di ordini della GDO
Portfolio progetti realizzati
Il caso concreto di un software per il controllo di gestione operativa
Le esigenze Aziendali
L’azienda importa articoli voluminosi (e costosi) dalla Cina e distribuisce attraverso la grande distribuzione. Dispone di magazzino in outsourcing e necessitava di un sistema di controllo e gestione degli ordini provenienti dalle varie catene.
Di seguito le criticità da risolvere atttraverso un software per la gestione di ordini:
Difficoltà nella gestione delle controversie
Alcune catene dispongono di pannelli di controllo centralizzati e condivisi con il fornitore (per la gestione degli ordini) ed altre no. Di conseguenza eventuali controversie dai punti vendita possono venire comunicate in vari modi, da pannello centralizzato della catena, via mail, fax, pec o addirittura telefono.
Non esistendo in azienda un sistema centralizzato il passaggio di informazioni tra i suoi impiegati avveniva verbalmente e/o tramite inoltro di email generando talvolta confusione.
Risposte non immediate
I tempi di risposta agli operatori dei punti vendita erano spesso lunghi, questi ultimi chiamano spesso per informarsi sullo stato di uno o più ordini e/o per una controversia. Da tenere presente che gli ordini sono sul venduto e con consegne centralizzate ai magazzini delle catene i quali poi provvedono alla distribuzione nei negozi, gli operatori dei punti vendita quindi non sanno con precisione quando il prodotto gli verrà consegnato.
Il centralinista che rispondeva ai punti vendita non aveva strumenti per fornire risposte rapide anche nelle situazioni più semplici e doveva passare la chiamata al collega incaricato, se quest’ultimo era impegnato prendeva appunti ed avrebbe fatto richiamare.
Questa situazione portava grande disagio agli operatori del punto vendita, capita spesso infatti che la telefonata al fornitore viene fatta in presenza del cliente finale, non potendo a sua volta fornire una risposta rapida ed esaustiva era esposto alle ire di qualche cliente poco paziente.
Gestione penali e tasso di servizio
Trimestralmente alcune catene inviano un report sugli ordini segnalando quelli consegnati in ritardo, con problemi e/o eventuali errori di consegna, a seguito di questi report viene generata una penale ed aggiornato il tasso di servizio del fornitore.
Il tasso di servizio impatta molto sulle vendite in quanto è ben visibile nei cruscotti degli operatori dei punti vendita, questi ultimi se devono vendere il tuo prodotto o quello di un altra azienda preferiscono esporsi con il prodotto dell’azienda più precisa al fine di evitare ripercussioni con il cliente, il loro stipendio non cambia.
Ad ogni consegna di report un collaboratore doveva ricercare i dettagli di tutti gli ordini con evidenze negative al fine di confermare o contestare quanto evidenziato dalla catena, considerando una massa di ordini che in determinati periodi superava gli 80 al giorno questa attività richiedeva molto molto lavoro.
Approvvigionamento e magazzino fermo
Come specificato inizialmente l’azienda si occupa di importazione di articoli voluminosi (e costosi) per un totale di circa 200 referenze, il tutto stoccato e distribuito utilizzando un magazzino in outsourcing. Chiaramente (come per ogni impresa commerciale) ci sono referenze che viaggiano spedite, altre meno ed altre quasi ferme, essendo gli articoli voluminosi e costosi generano costi di stoccaggio importanti e centinaia di migliaia di € bloccati se manca il giusto equilibrio tra approvvigionamento e cessione.
A complicare la situazione ci sono i tempi di produzione e trasporto che talvolta possono arrivare per un singolo container fino a 120 giorni. Il rischio concreto di trovarsi in rottura di stock nei confronti delle catene è quindi elevato e se si conoscono le logiche di catena la rottura di stock è quanto di peggio può fare un fornitore, è una pessima situazione.
Trovare il giusto equilibrio non era facile, pur avendo cambiato 2 volte il gestionale i report sulle vendite dei singoli prodotti si articolavano su circa 15 pagine di un pdf (da generare ogni volta) rendendo molto complicato gestire gli ordini in Cina.
Situazione commerciale
I prodotti vengono venduti in circa 300 punti vendita totali che fanno capo a poche catene e la fatturazione è sempre globale alla catena, è molto difficile capire quale punto vendita performa meglio e quale invece non propone/vende. A spanne i collaboratori conoscevano i punti vendita migliori ma non disponevano di numeri semplici da consultare a supporto.
Questa situazione non era l’ideale commercialmente parlando, sapere chi vende e chi no fa tutta la differenza del mondo perchè ti da la possibilità di indagare, cercare soluzioni e coinvolgere maggiormente il punto vendita meno performante. Inoltre, i numeri guidano nelle scelte di operazioni volte a coinvolgere nuovi punti vendita, se una strategia dimostra che funziona basta replicarla.
Costi logistica distribuzione interna GDO
Come ho avuto modo di dire in precedenza gli ordini vengoni inviati non ai singoli punti vendita ma nei magazzini centrali delle catene i quali provvedono alla distribuzione. La distribuzione non è gratis, la catena ogni mese emette la fattura in base a costi concordati con il fornitore per ogni singolo pezzo.
Essendo la massa degli ordini importante anche la lista dei trasporti presso i punti vendita dei singoli ordini è piuttosto lunga, verificare i dati diventava un operazione improponibile per cui si lasciava correre e si prendeva per buono quello che arrivava pur essendoci la percezione che in qualche caso qualche errore poteva esserci.
Imprenditore non sempre presente
L’imprenditore in questione aveva altri impegni e non riusciva ad essere presente fisicamente in ufficio, talvolta non si vedeva per diversi giorni. Era quindi molto complicato seguire le dinamiche aziendali e capitava che fosse l’ultimo a sapere le cose.
Impiego del personale
Rispetto alle operazioni da compiere (comunque ripetitive) il personale necessario era troppo davvero, questo a causa di una situazione mai sotto controllo. Non era intenzione dell’imprenditore ridurlo quanto piuttosto impiegarlo per aumentare i volumi di vendita anzichè farli correre dietro a piccole grane quotidiane.
In sostanza... Una bella grana!
Le necessità erano svariate e la risoluzione di alcune di esse non erano neanche inizialmente contemplate dal committente, aveva cambiato il gestionale un paio di volte con costi importanti ed a modo suo cercato di mettere ordine nella situazione fin quando decide di mettersi alla ricerca di qualcuno che ristrutturasse i processi, quì entro in gioco io.
La certezza assoluta? C’era bisogno di qualcosa di molto semplice che restituisse a colpo d’occhio il risultato necessario senza dover premere pulsanti in continuazione e navigare in schede e sottoschede, la parola d’ordine era semplificare, semplificare e semplificare.
Dopo aver studiato in maniera approfondita situazione e mappato i flussi dei dati ho ragionato su varie opportunità scartando a priori l’idea di realizzare da zero un software a vantaggio di uno strumento che poteva semplificare in maniera estrema senza aprire un mutuo, i fogli di Google. Del resto cosa è più semplice e potente di Excel? Nulla…
Ho quindi realizzato un cruscotto utilizzando i fogli di Google (per una condivisione più semplice) arricchito da alcuni script in Javascript, molte formule ed un layout ricco di colori e/o formattazioni condizionali per rendere lo strumento immediato anche al primo approccio.
Sotto illustro come sono state risolte le criticità esposte in precedenza.
La struttura dello strumento
Lo strumento si compone di più schede in un unico foglio di Google, ogni catena ha una scheda per l’inserimento degli ordini (Catena 1) ed una calcolata in automatico (fatt. Catena 1) con i report relativi suddivisi per punti vendita.
Solo alcuni collaboratori sono autorizzati a modificare contenuti in determinate schede, tutti gli altri accedono solo in visualizzazione con la possibilità di inserire un commento in ogni singola cella per inserire note che verranno poi elaborate dai colleghi.
Tutto in un unico posto e consultabile in un batter d’occhio!
Cruscotto inserimento ordini
Questa è la scheda dove un operatore aggiunge gli ordini, può farlo manualmente o scaricarli ed inserirli con un semplice copia/incolla. A questa scheda hanno accesso in visualizzazione tutti i collaboratori ma solo alcuni possono operare su di essa, quì l’operatore va ad inserire pochi essenziali dati, il resto dello strumento è completamente automatico.
Grazie a questa scheda con un impegno giornaliero minimo vengono risolte cinque delle criticità esposte in precedenza:
La prima è quella della “Gestione delle controversie”, grazie all’utilizzo di funzione ricerca, colori e colonne specifiche è possibile risalire in un batter d’occhio ai dati importanti dell’ordine, al motivo per cui è stata aperta ed il suo stato di avanzamento;
La seconda è quella relativa alle “Risposte non immediate”, il centralino è in grado in tempo reale di fornire informazioni relative allo stato di un ordine perchè le visualizza in tempo reale. Questo aspetto ha un doppio impatto positivo, il primo è fornire assistenza puntuale ed efficiente all’operatore del punto vendita (fidelizzandolo) ed il secondo quello di liberare tempo al collega che si sta occupando di altro;
La terza criticità risolta è quella relativa alla “Gestione delle penali e tasso di servizio”, grazie all’utilizzo di colori e giorni di ritardo sulla riga dell’ordine un operatore è in grado di verificare i report di servizio della catena in tempi minimi semplicemente scorrendo o richiamando l’ordine con i filtri. Questa è stata tra le soluzioni più impattanti, il lavoro che ieri richiedeva 2/3 giorni oggi viene svolto in pochissimo tempo;
La non presenza fisica dell’imprenditore in Azienda non è più problema, non ha più bisogno di report inviati ogni giorno e/o telefonate di verifica, conosce in tempo reale tutto ciò che succede intervenendo in anticipo laddove lo ritenga necessario;
Ultimo ma non per importanza “l’impiego del personale”, condividendo tutte le informazioni non ci sono più situazioni di confusione e perdite di tempo dovute ad esse. Ciascuno può concentrarsi meglio sui propri compiti e sulla crescita aziendale.
Cruscotto performance dei punti vendita
In termini di analisi commerciale dei singoli punti vendita questo cruscotto è importantissimo, si autogenera sulla base dei dati inseriti nella scheda precedente, non richiede quindi interventi di alcun genere.
Lo strumento riporta i fatturati di ogni singolo negozio confrontandoli con i risultati passati generando una proiezione in tempo reale a “fine anno”. Semplicità di consultazione e potenza di questa semplice schermata fanno di essa un faro per imprenditore e direttore commerciale, traccia la via da seguire mostrando tutti gli scostamenti in maniera inequivocabile, la via dei numeri.
Fatturati globali suddivisi per catene
Gestione dei riassortimenti
Questo cruscotto restituisce le vendite suddivise per articolo e mese includendo anche una parte dove l’ufficio acquisti pianifica i riassortimenti, nell’ultima versione (non questa che vedi) sono presenti anche i dati storici come per i fatturati dei negozi. Anche questa scheda si autocompila nella parte relativa alle vendite effettuate.
La forza di questa scheda risiede proprio nella semplicità di visualizzazione dell’evoluzione di un prodotto rispetto a se stesso o ad altri. Di fatto rende molto semplice modellare un container e tenere sott’occhio in tempo reale tutti i prodotti anticipando potenziali rotture di stock ed evitando esuberi di magazzino quindi costi e soldi fermi.
Un vantaggio ulteriore è dato dal fatto che le date di riassortimento dei singoli prodotti sono condivise con tutti i collaboratori al bisogno.
Stima dei costi di logistica
L’ultimo cruscotto dello strumento rappresenta la stima dei costi che si ritroveranno in fattura a fine mese per i trasporti interni delle catene, si tratta anche in questo caso di uno strumento che si autocompila senza interventi di nessuno e rappresenta un grande aiuto nel capire quando in qualche fattura ci sono degli errori e bisogna indagare.
Basta infatti trovare un eventuale scostamento tra la fattura e la stima. Se invece non c’è scostamento o risulta davvero minimo non ha senso impiegare risorse per lunghi controlli che sarebbero assolutamente inutili.
Per concludere
Questo semplice ma robusto strumento per la gestione e controllo operativo delle attività quotidiane ha cambiato il volto dell’azienda. Forte routine consolidata ed ottimizzazione delle scorte producono ottimi margini di contribuzione.
Ma non è tutto, puntualità e precisione nelle risposte ai punti vendita gli hanno fatto scalare la gerarchia nei confronti dei competitor ed il fatturato annuale continua inesorabilmente a salire senza dover fare voli pindarici.
Inoltre, l’imprenditore conosce tutti gli aspetti della struttura senza praticamente metterci piede.
Ultimo ma non per importanza, la soddisfazione dei collaboratori è altissima. Perchè non c’è niente di più soddisfacente di far parte di un team dove le cose funzionano a dovere.
- Data: 2016
- Cliente: Importatore
- Dove: Roma
- Tool utilizzato: Google Sheet
- Multiutente: Si
- Condiviso: Si
- Livelli di permessi: Si
- Accesso da remoto: Si
- Costi annuali: No
Opero a Roma e Provincia
Contattami per il primo incontro conoscitivo